Abbattere i costi e migliorare il servizio: Il Gruppo Sanitario VE.DI passa al VoIP

Con 6 sedi dislocate in Piemonte, Lombardia e Veneto e oltre 25 punti di prelievo periferici, il Gruppo Sanitario privato VE.DI, convenzionato con il SSN, eroga servizi sanitari ambulatoriali, tra cui la diagnostica per immagini, visite ed esami specialistici ed analisi mediche condotte dai propri laboratori, attraverso strutture diagnostiche attrezzate con apparecchiature di altissima qualità.
SVECCHIARE UN’INFRASTRUTTURA IT/TLC ETEROGENEAPer favorire la crescita dell’azienda nel nord Italia il Gruppo VE.DI. ha rilevato negli scorsi anni più attività di proprietà distinte, trovandosi a dover gestire, al termine delle rispettive acquisizioni, infrastrutture IT/TLC estremamente eterogenee e geograficamente distanti tra loro. Il Gruppo VE.DI. incarica quindi Infovi, specialista vicentino di virtualizzazione, infrastrutture di rete e telefonia e partner certificato snom SCE, di erogare servizi infrastrutturali a 360°, dando luogo ad una infrastruttura di rete, firewalling e VPN unificata, in grado di favorire la cooperazione tra le singole sedi e l’accesso remoto alle immagini diagnostiche per eventuali telerefertazioni. In sede di analisi delle varie infrastrutture presenti, Infovi ha individuato i punti deboli nell’infrastruttura telefonica tradizionale: ogni sede era dotata di centrali legacy limitate e tutte differenti, difficilmente integrabili tra di loro, non scalabili né in grado di supportare servizi aggiuntivi indubbiamente critici per il successo futuro dell’azienda, se non facendosi carico di oneri aggiuntivi rispetto ai già elevati canoni di locazione e manutenzione.
ABBATTERE I COSTI e MIGLIORARE IL SERVIZIO La leva principale a favore dello svecchiamento tecnologico era la necessità di abbassare i costi operativi delle diverse sedi, unificando l’infrastruttura per la telefonia ed erogando a tutti gli operatori le stesse funzionalità attraverso una piattaforma per le telecomunicazioni scalabile ed in grado di supportare l’implementazione di nuovi servizi. Nella fase iniziale quindi il Gruppo si è dotato di un’infrastruttura di rete next generation, di nuovi server e di nuove linee dati, selezionando offerte e provider adeguati all’integrazione del traffico voce nella nuova infrastruttura, per poter migrare al VoIP.
Per le sedi principali nella provincia di Milano (Cornaredo e Gessate) è stato quindi implementato un allacciamento in fibra con una banda simmetrica da 30 Mbps con il provider Timenet, in luogo di costose linee 4 o 6 Mbps in HDSL. Per le sedi piemontesi e per quella veneta sono state implementate, sempre con Timenet, linee da 4 Mbps in ULL ad alta velocità, con funzionalità di ridondanza e failover automatico.
LA MIGRAZIONEDue anni orsono il cliente ha avviato quindi con Infovi un progetto pilota presso una delle sedi principali per valutare i benefici del VoIP, fornendo quindi al Gruppo Sanitario VE.DI un centralino IP basato su Asterisk con 20 telefoni SIP in prova per tre mesi, in affiancamento al PABX esistente.“Abbiamo potuto verificare sul campo la qualità, l’elevata affidabilità e le potenzialità della soluzione full IP” - racconta il dott. Piergiacomo Garnero, responsabile della sede in cui è stato avviato il progetto pilota – “e quindi, alla scadenza del contratto con il fornitore del vecchio centralino, è stata effettuata la migrazione dell’intera sede alla soluzione VoIP, aprendo così la strada per la migrazione di tutto il gruppo”.
Ad oggi sono oltre 200 gli interni distribuiti tra tutte le sedi principali ed i punti prelievo periferici collegati in VoIP attraverso i centralini Asterisk ed in grado di parlare tra loro a costo zero pur trovandosi in sedi distaccate. Ad un anno dalla migrazione, Infovi ha condotto una simulazione sui meri costi legati alle linee dati e fonia per le sole sedi della provincia di Milano. Il Gruppo ha dimezzato l’esborso passando da oltre 90.000 Euro annui a Euro 45.000 incrementando contemporaneamente la qualità di infrastruttura e servizi. Grazie al risparmio ottenuto, il Gruppo è già rientrato delle spese di attivazione delle nuove linee internet (collegamento in fibra portato direttamente nella sede principale) e di acquisto della nuova infrastruttura VoIP. Le centrali VoIP sono state installate sull’infrastruttura virtualizzata già esistente, azzerando di fatto i costi dell’hardware e le necessità di manutenzione aggiuntive. Inoltre il cliente oggi dispone di funzionalità avanzate, quali ad esempio una statistica delle code e dei tempi medi di risposta eccellente, che gli consente di migliorare il servizio reso ai pazienti. Tale statistica, di difficile se non impossibile realizzazione con i centralini precedenti, viene alimentata tramite il software dei telefoni IP snom in uso e consente di monitorare e superare eventuali impasse del personale addetto alle prenotazioni dei servizi diagnostici, attraverso una gestione dinamica dei singoli agenti: un enorme beneficio, per un’azienda che vive del proprio rapporto diretto con la clientela.
Il progetto è durato in tutto oltre un anno e la migrazione ha avuto luogo in modalità granulare, sede per sede, facendo coincidere l’implementazione della nuova infrastruttura con la migrazione delle linee dati alla naturale scadenza dei contratti in essere.
I TELEFONI SIP di snom presso il Gruppo Sanitario VE.DIPer realizzare questo progetto, decisamente complesso per la natura geograficamente distribuita del Gruppo, per l’eterogeneità delle infrastrutture da armonizzare e per le esigenze di risposta dinamica degli operatori alle chiamate in ingresso, Infovi ha scelto i terminali IP snom. Il Gruppo è dotato di circa 170 snom 710 e 30 snom 300, laddove questi ultimi furono installati nella prima sede migrata al VoIP, a posteriori del periodo di prova. Attualmente restano da migrare ancora una quarantina di interni della sede di Padova. I telefoni IP snom sono stati configurati tramite l’autoprovisioning per una maggior praticità, e nelle sedi con infrastruttura più recente sono alimentati tramite PoE. Su alcune utenze risulta essenziale anche la presenza dello switch nel telefono per evitare cablaggi aggiuntivi.
In quasi due anni dall’installazione, Infovi non ha riscontrato alcun malfunzionamento sui telefoni: finora sono state sostituite solo un paio di cornette.
Il FUTURO del VoIP presso il Gruppo Sanitario VE.DIIn un’ottica di miglioramento del servizio alla clientela e di impiego ottimale delle risorse, il Gruppo Sanitario VE.DI sta valutando l’implementazione di un numero unico per il centro prenotazioni (CUP), che non sia legato alla sede geografica ma “distribuito” tra tutte le sedi, in modo da consentire ai pazienti di prenotare presso qualsiasi dipendente un servizio in qualsiasi struttura. In questo modo la coda del CUP sarà gestita dalla centrale automaticamente in modo dinamico, consentendo di intervenire quale “agente CUP” anche ai dipendenti dei punti di prelievo del sangue, di norma meno impegnati tra le 9:00 e le 12:00. Per impostare un qualunque terminale IP quale “agente CUP” basta programmare un solo tasto funzione del telefono snom. Avvalersi di una tale semplificazione era assolutamente impensabile con le centrali tradizionali, se non con grandi sforzi, oltre che economici, anche di natura tecnica.

Comunicato di SABMCS | Pubblicato Martedì, 22-Lug-2014 | Categoria: Tecnologia